Tekoälytyönkulut jotka kestävät henkilöstövaihdoksen

Monessa organisaatiossa tapahtuu juuri nyt hiljainen pieni katastrofi, eikä juuri kukaan kutsu sitä oikealla nimellä.

Joku tiimissä oppii käyttämään tekoälyä hyvin. Oikeasti hyvin. Hän keksii, miten rahoitusraportin luonnos syntyy kahdessakymmenessä minuutissa kahden päivän sijaan. Hänellä on kehote, joka muuttaa sekavat kokousmuistiinpanot siistiksi tehtävälistaksi. Hän tietää tasan tarkkaan, miten asiat pitää muotoilla, jotta malli lakkaa hallusinoimasta ja alkaa olla hyödyksi. Koko tiimi alkaa ohjata työtä tämän ihmisen kautta, usein huomaamattaan. Ja sitten hän lähtee. Uusi työ, vanhempainvapaa, määräaikaisuus päättyy, mikä tahansa. Osaaminen kävelee ovesta ulos hänen mukanaan, ja tiimi on yhtäkkiä hitaampi kuin ennen kuin se koskaan koski tekoälyyn, koska nyt se on unohtanut, miten työ tehdään käsin, eikä koskaan oppinut tekemään sitä koneen kanssa.

Olen nähnyt tämän tapahtuvan. Olen ollut vähällä aiheuttaa sen itse. Joten tämä kirjoitus käsittelee sitä epäglamouristä osaa: miten rakennetaan tekoälytyönkulkuja, jotka jatkavat toimintaansa senkin jälkeen, kun rakentaja on poissa.

Nokkelan operaattorin ansa

Ansa on viettelevä, koska se tuntuu edistykseltä. Yhdestä ihmisestä tulee voiman kerroin, tuotos nousee, kaikki ovat tyytyväisiä. Mutta todellisuudessa kävi niin, että kriittinen kyvykkyys puristettiin yhden ihmisen chat-historian ja intuition sisään. Se ei ole työnkulku. Se on riippuvuus, jolla on syke.

Ajattelen tiimin tekoälykyvykkyyttä kahden akselin kautta. Ensimmäinen on kuinka hyvä tuotos on. Toinen on kuinka moni pystyy luotettavasti toistamaan sen ilman, että alkuperäinen tekijä on paikalla. Useimmat tiimit jumittavat ensimmäisessä akselissa ja jättävät toisen täysin huomiotta. Loistava kehote, jonka osaa ajaa vain yksi ihminen, on organisaatiolle vähemmän arvokas kuin pelkästään hyvä kehote, jonka osaa ajaa viisi ihmistä, koska se hyvä selviää hengissä.

Tähän palaan kaikessa mitä rakennan: skaalautuminen toimii järjestelmillä, ei hyvällä tahdolla. Hyvä tahto on se lahjakas kollega, joka aina auttaa. Järjestelmät ovat se, mitä jää jäljelle, kun hän on lomalla.

Miten työn luovutukset pakottivat dokumentoimaan

Opin tämän kantapään kautta Nuorissa Kotkissa, nuorisojärjestössä, jossa vedin valtakunnallisia projekteja ja johdin tekoälyn käyttöönottoa. Ratkaiseva yksityiskohta oli rakenteellinen. Noin kolmekymmentä prosenttia roolistani oli käytännössä myyty Savon piirijärjestölle. He maksoivat siivusta aikaani hoitaakseen omaa hallintoaan.

Se järjestely muutti kaiken siinä, miten työskentelin, ja kesti tovin tajuta miksi. Kun työ on kokonaan omaasi, voit olla huolimaton oman osaamisesi suhteen. Pidät sen päässäsi, improvisoit, ja se toimii enimmäkseen siksi että olet aina paikalla. Mutta sillä hetkellä kun pala tuotoksestasi kuuluu jollekulle toisessa kaupungissa, joka tarvitsee sen pyörimään olitpa kipeänä, lomalla tai jäänyt ratikan alle, et voi enää olla yksittäinen pettämispiste. Savon työn piti olla toistettavissa ihmisille, jotka eivät olleet minä.

Niinpä aloin kirjoittaa asioita ylös. En dokumentaatioteatterin vuoksi, vaan koska vaihtoehtona oli puhelu joka tiistai, jossa selitin saman prosessin uudestaan. Tekoälytyönkulut olivat ensimmäinen asia jonka dokumentoin kunnolla, koska ne olivat kaikkein läpinäkymättömimpiä. Kollega pystyi katsomaan taulukkoa ja suunnilleen arvaamaan mitä tein. Kukaan ei pystynyt katsomaan valmista, tekoälyllä luonnosteltua avustusraporttia ja rekonstruoimaan niitä neljää kehotetta ja kolmea ihmiseditoinnin kierrosta, jotka sen tuottivat.

Se reunaehto, että työtä piti pystyä luovuttamaan ihmisille jotka eivät osanneet lukea ajatuksiani, on paras hyvien järjestelmien pakottava voima joka minulla on koskaan ollut. Jos sitä ei ole, se täytyy valmistaa tarkoituksella itse.

Neljä asiaa, jotka tekevät työnkulusta järjestelmän

Aidolla tekoälytyönkululla, sellaisella joka kestää henkilöstövaihdoksen, on neljä osaa. Jätä yksikin pois, ja se palautuu hiljaa asumaan jonkun pään sisään.

1. Dokumentoidut kehotteet, ja syy mukaan kirjoitettuna

Ei kuvakaappaus nokkelasta kehotteesta. Versioitu, nimetty kehote, joka selittää oman tarkoituksensa. Tappava lisä on perustelu: miksi kehote on muotoiltu juuri näin, ja mitä tapahtuu kun sitä muuttaa.

Pidän nämä pelkkinä tiedostoina repossa tai jaetulla levyllä, en koskaan hautautuneena johonkin chat-ketjuun. Jotain tällaista:

# avustusraportti-luonnos.md
# Tarkoitus: muuttaa kvartaalin projektidata avustusraportin luonnokseksi.
# Omistaja: operaatiot
# Miksi tämä muoto: malli keksii vaikuttavuusluvut itse, jos et
#   anna oikeita lukuja heti alkuun, joten liitämme datan ENNEN
#   ohjetta. Rivi "älä arvioi" on kantava rakenne; poista se
#   ja malli sepittää itsevarmasti osallistujamäärät.

[datalohko]
[ohjelohko]

Kommentti kantavasta rivistä on tärkeämpi kuin itse kehote. Seuraavan ihmisen pitää tietää, mitkä osat ovat turvallisia koskea ja mitkä ovat arpikudosta jostain todellisesta epäonnistumisesta.

2. Jaetut kontekstitiedostot, joita malli pystyy lukemaan

Puolet siitä mikä tekee yhden ihmisen tekoälytuotoksesta hyvän ei ole kehote. Se on konteksti, joka asuu hänen päässään: miten organisaatio puhuu, mistä rahoittaja välittää, mitkä luvut ovat oikeita, mitä viime vuoden raportissa sanottiin. Jos se konteksti on olemassa vain yhdessä kallossa, työnkulkua ei voi siirtää.

Joten se ulkoistetaan. Lyhyt, ylläpidetty kontekstitiedosto: ääni ja sävy, keskeiset faktat, ne asiat joita malli ei saa koskaan saada väärin, linkit lähdedataan. Pointti on, että laatu siirtyy ihmisestä tiedostoon. Uuden kollegan, joka lukee kontekstitiedoston ja ajaa dokumentoidun kehotteen, pitäisi saada suunnilleen kahdeksankymmentä prosenttia siitä mitä alkuperäinen tekijä olisi tuottanut, jo ensimmäisenä päivänä.

3. Ajo-ohjeet, ei pelkkiä kehotteita

Kehote on yksi siirto. Ajo-ohje on koko peli. Se on se tylsä askel askeleelta: hae tämä data täältä, aja tämä kehote, tarkista tuotoksesta nämä kolme asiaa, lähetä luonnos tälle ihmiselle hyväksyttäväksi, arkistoi tulos tuonne.

Tarkistusvaihe on se osa jonka ihmiset jättävät pois ja se osa jolla on eniten väliä, koska tekoälyn tuotos on sujuvaa ja itsevarmaa silloinkin kun se on väärässä. Ajo-ohjeen on sanottava, selkokielellä, näin nappaat mallin kun se valehtelee. Avustusraporteissa se tarkoitti: ristiintarkista jokainen luku lähdetaulukkoa vasten, koska malli silottaa aukon uskottavalla luvulla jos annat sen. Ajo-ohje ilman tarkistusvaihetta on vain nopeampi tapa toimittaa virheitä eteenpäin.

4. Nimetty omistaja

Dokumentaatio mätänee. Mallit muuttuvat, rahoittaja vaihtaa pohjaansa, organisaatio muuttaa sävyään. Ilman nimettyä omistajaa ajo-ohje on tarkka sinä päivänä kun se kirjoitetaan ja muuttuu hitaasti riskiksi. Omistajan ei tarvitse olla alkuperäinen tekijä. Itse asiassa on terveempää jos hän ei ole, koska se todistaa että luovutus oikeasti toimi.

Työstetty esimerkki: avustusraportti joka jäi käyntiin

Tässä on konkreettinen versio. Meillä oli toistuva rahoitusraportti, jonka tuotin aikoinaan melkoisella määrällä tekoälyn apua ja paljolla omalla harkinnalla.

Huonossa versiossa se asui kokonaan minussa. Kehotteet olivat chat-historiassani. Konteksti, mihin tämä rahoittaja reagoi, mikä kehystys voittaa, oli päässäni. Jos olisin lähtenyt kesken kierroksen, seuraajalleni olisi ojennettu deadline ja tyhjä paperi.

Dokumentoidussa versiossa sama raportti muuttui tällaiseksi: kansio, jossa oli kolme nimettyä kehotetiedostoa (datan rakenteistus, narratiiviluonnos, vaatimustenmukaisuusliite), kontekstitiedosto joka piti hallussaan rahoittajan prioriteetit ja organisaation oikeat luvut kyseiselle kaudelle, sekä yhden sivun ajo-ohje, joka päättyi tarkistuslistaan. Varsinainen koe tuli kun osan tästä piti palvella Savon piiriä, jota pyörittivät ihmiset jotka eivät olleet minä. Se toimi. Ei siksi että he olisivat olleet tekoälyasiantuntijoita, vaan koska osaaminen oli siirretty pois päästäni tiedostoihin joita he pystyivät lukemaan.

Tuotos oli aavistuksen heikompi kuin oma parhaani. Ehkä kymmenen prosenttia. Ja se oli valtavasti parempi kuin realistinen vaihtoehto, joka oli paniikissa tehty luovutus tai paluu kaiken tekemiseen käsin.

Kompromissit, rehellisesti

Tämä ei ole ilmaista, ja muuta väittäminen olisi epärehellistä.

Se on aluksi hitaampaa. Työnkulun dokumentointi vie pidempään kuin sen pelkkä ajaminen. Tuotto on kokonaan tulevaisuudessa, mikä on tasan tarkkaan syy siihen miksi kiireiset tiimit eivät koskaan tee sitä. Sitä pitää kohdella vakuutuksena, ei tuottavuutena.

Dokumentaatio voi ajautua erilleen todellisuudesta. Ajo-ohje joka hiljaa lakkaa vastaamasta todellista prosessia on huonompi kuin ei mitään, koska ihmiset luottavat siihen. Tästä syystä nimetty omistaja ei ole valinnainen.

Voit ylijärjestelmöidä. Jokainen nokkela kertaluontoinen juttu ei kaipaa ajo-ohjetta. Jos ajat jotain vain kahdesti vuodessa ja panokset ovat matalat, dokumentoitu kehote riittää hyvin. Täysi hoito on sitä työtä varten, joka oikeasti ei saa pysähtyä kun ihminen pysähtyy.

Paras operaattori saattaa vastustaa. On hyvä olla se korvaamaton tekoälyihminen. Kaiken kirjoittaminen ylös tekee sinusta korvattavan. Rehellinen uudelleenkehystys on, että korvattavaksi tuleminen nykyisessä työssäsi on tapa tulla ylennyskelpoiseksi seuraavaan. Kukaan ei pääse ylöspäin niin kauan kuin hän on ainoa joka osaa pyörittää konetta.

Syvempi pointti on, että tavoite ei koskaan ollut kehote. Kehote on se halpa osa. Kallis, hauras, arvokas osa on harkinta sen ympärillä, ja harkinta on tasan tarkkaan se asia joka katoaa kun ihminen lähtee, ellet ole tarkoituksella vetänyt sitä ulos hänen päästään ja kirjoittanut sitä paikkaan josta seuraava ihminen löytää sen.

Joten kysymys, joka tiimisi mistä tahansa tekoälytyönkulusta kannattaa esittää, ei ole "kuinka hyvä tämä on?". Se on "mitä tälle tapahtuu sinä päivänä kun sitä pyörittävä ihminen ei tule paikalle?". Jos rehellinen vastaus on olisimme pulassa, sinulla ei ole vielä työnkulkua. Sinulla on nokkela kollega ja sekuntikello, joka tikittää hänen irtisanomisaikaansa.